Dans le parc privé

Pièces exigibles par le bailleur

En préalable à la signature du bail, le propriétaire ou son représentant (par exemple, un agent immobilier, un notaire...) peuvent exiger du candidat locataire et de la personne qui se porte caution pour lui certains documents. Ces documents permettent au bailleur de s’assurer, notamment, de l’identité et du niveau de ressources du candidat.

Une liste des documents que peut demander le bailleur est fixée par la réglementation (décret du 5.11.15). Cette liste s’applique aux contrats de location (vide ou meublée) de logements loués à titre de résidence principale (excepté les demandes d’attribution de logements sociaux). Elle concerne les dossiers de candidature déposés au bailleur ou à son représentant depuis le 8 novembre 2015.

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Justification de l’identité 

Une pièce justificative d’identité en cours de validité peut être demandée au candidat locataire et à sa caution personne physique, parmi les documents suivants :

• Soit une carte nationale d’identité française ou étrangère ;
• Soit un passeport français ou étranger ;
• Soit un permis de conduire français ou étranger.

Pour les candidats à la location étrangers, il peut s’agir également d’un document justifiant du droit au séjour (carte de séjour temporaire, carte de résident, carte de ressortissant d’un État membre de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen...). 

Caution personne morale

Lorsque la caution est une personne morale, deux pièces justificatives peuvent être demandées :

• Un extrait Kbis original de moins de trois mois de la société ou les statuts ou toute autre pièce justifiant de l’existence légale de la personne, faisant apparaître le nom du responsable et l’adresse de l’organisme, ainsi que la preuve qu’une déclaration a été effectuée auprès d’une administration, d’une juridiction ou d’un organisme professionnel ; 
• Un justificatif d’identité du représentant de la personne morale figurant sur l’extrait Kbis ou les statuts.

Justification du domicile

Une seule pièce justificative du domicile peut être demandée au candidat locataire parmi les documents suivants :

• Soit les trois dernières quittances de loyer ou, à défaut, l’attestation du précédent bailleur, ou de son mandataire, indiquant que le locataire est à jour de ses loyers et charges ;
• Soit une attestation d’élection de domicile établissant le lien avec un organisme agréé à cette fin (CASF : L.264-2) ;
• Soit une attestation sur l’honneur de l’hébergeant indiquant que le candidat à la location réside à son domicile ;
• Soit le dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, le titre de propriété de la résidence principale.

Caution

Peut être demandé à la caution, l’un des documents suivants :

• Soit la dernière quittance de loyer ; 
• Soit une facture d’eau ou de gaz ou d’électricité de moins de trois mois ; 
• Soit l’attestation d’assurance du logement de moins de trois mois ;
• Soit le dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, le titre de propriété de la résidence principale.

Attestations des activités professionnelles

Un ou plusieurs documents peuvent être demandés au candidat locataire et, le cas échéant, à sa caution, pour attester de leurs activités professionnelles, parmi les documents suivants :

• Un contrat de travail ou de stage ou, à défaut, une attestation de l’employeur précisant l’emploi et la rémunération proposée, la date d'entrée en fonction envisagée et le cas échéant la durée de la période d’essai ;
• Pour une entreprise commerciale, l’extrait K ou Kbis du registre du commerce et des sociétés de moins de trois mois ;
• Pour un artisan, l’extrait D1 original du registre des métiers de moins de trois mois ;
• Pour un travailleur indépendant, la copie du certificat d’identification de l’INSEE, comportant les numéros d’identification ;
• Pour une profession libérale, la copie de la carte professionnelle ;
• Pour les autres professionnels, toute pièce récente attestant de l’activité.

Candidat locataire étudiant

Une carte d’étudiant ou un certificat de scolarité pour l’année en cours peut être exigé.

Attestations des ressources

Un ou plusieurs documents peuvent être demandés au candidat locataire et, le cas échéant, à sa caution :

• Le dernier avis d’imposition ou de non-imposition ; lorsque tout ou partie des revenus perçus n’a pas été imposé en France mais dans un autre État ou territoire, le dernier avis d’imposition relatif à l’impôt sur le revenu dans cet État ou territoire ou un document en tenant lieu établi par l’administration fiscale de cet État ou territoire ;
• Les trois derniers bulletins de salaire ;
• Pour les professions non salariées, les deux derniers bilans ou, à défaut, une attestation de ressources pour l’exercice en cours délivrée par un comptable ;
• Pour les allocataires, le justificatif de versement des indemnités, retraites, pensions, prestations sociales et familiales et allocations perçues lors des trois derniers mois ou justificatif de l’ouverture des droits, établis par l’organisme payeur ;
• Le titre de propriété d’un bien immobilier ou dernier avis de taxe foncière ;
• Le justificatif de revenus fonciers, de rentes viagères ou de revenus de valeurs et capitaux mobiliers.

Pour le candidat locataire, peuvent également être demandés :

• L'avant dernier avis d’imposition ou de non imposition ; lorsque tout ou partie des revenus perçus n’a pas été imposé en France mais dans un autre État ou territoire, l’avant dernier avis d’imposition relatifs à l’impôt sur le revenu dans cet État ou territoire ou un document en tenant lieu établi par l’administration fiscale de cet État ou territoire ;
• Le justificatif de versement des indemnités de stage ;
• L'avis d’attribution de bourse pour les étudiants boursiers ;
• La simulation du montant de l’aide au logement attestée ou réalisée par le locataire.

Sanction du bailleur contrevenant

Le bailleur qui exigerait du candidat locataire ou de la personne qui se porte caution pour lui, des documents autres que ceux figurant dans la liste établie par le décret du 5 novembre 2015, est passible d’une amende administrative (3 000 € si le bailleur est une personne physique / 15 000 € si le bailleur est une personne morale).

La sanction est prononcée par le préfet. Le bailleur doit être informé préalablement. Il a la possibilité de présenter ses observations. Le montant de l’amende devra être proportionné à la gravité des faits constatés et ne pourra être prononcée plus d’un an après la constatation des faits.

Autre élément, le bailleur ne peut conditionner la conclusion d'un contrat de bail à la co-signature d’un ascendant (parents, grands-parents) ou d’un descendant (enfants, petits-enfants).

Caution d'un tiers

La caution d'un tiers est l'engagement d'une personne ou d'un organisme de payer le loyer et les charges en cas de défaillance du locataire. Ce tiers peut être, par exemple, un membre de la famille ; dans certains cas, Action Logement (Garantie Visale) ; ou, si vous disposez de ressources faibles et rencontrez des difficultés, le Fonds de solidarité logement (FSL).

Si le bailleur est une personne morale (par exemple, une société d'assurances), il peut demander la caution de certains organismes (ex : FSL), mais ne peut en revanche demander la caution d'une personne physique, sauf si le locataire est étudiant non bénéficiaire d'une bourse de l'enseignement supérieur.

Si le bailleur (personne physique ou morale) a souscrit une assurance contre les impayés de loyer, il ne peut pas, en plus, demander au locataire la caution d'un tiers, sauf s'il s'agit d'un étudiant ou d'un apprenti.